5 sai lầm cần tránh khi tổ chức hội thảo và hội nghị lần đầu

Tổ chức hội thảo và hội nghị là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp. Để một sự kiện tổ chức hội thảo và hội nghị được suôn sẻ, bạn cần nắm được những lỗi phổ biến và quy trình tổ chức hội thảo, hội nghị. 

Vậy có những lỗi phổ biến nào? Quy trình tổ chức hội thảo và hội nghị chuẩn ra sao? Hãy cùng chúng tôi khám phá qua bài viết dưới đây!

1. 5 lỗi phổ biến cần tránh khi tổ chức hội thảo và hội nghị lần đầu

Tổ chức hội thảo và hội nghị là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, bạn cần lưu ý tránh những lỗi sau đây:

1.1. Sự kiện tổ chức hội thảo và hội nghị không có điểm nhấn

• Không có điểm nhấn là sai lầm phổ biến thường xảy ra khi tổ chức hội thảo và hội nghị. 
• Dấu hiệu rõ ràng nhất là sự kiện không có phần cao trào, nội dung chung chung không có gì nổi bật khiến khách mời thấy nhàm chán, mất tập trung.

Lưu ý khắc phục: Khi tổ chức hội thảo và hội nghị, bạn cần lưu ý tạo điểm nhấn, thông điệp rõ ràng cho sự kiện để thu hút và giữ chân khách mời đến cuối chương trình.

1.2. Chọn địa điểm tổ chức không phù hợp

Chọn không gian tổ chức hội thảo và hội nghị không phù hợp về sức chứa, giao thông di chuyển khó khăn hoặc thiếu trang thiết bị âm thanh, ánh sáng cần thiết sẽ gây khó chịu cho khách mời.

Lưu ý khắc phục: Bạn nên khảo sát kỹ địa điểm trước khi chọn có thể dẫn đến những sự cố ngoài ý muốn, làm giảm chất lượng sự kiện.

1.3. Bỏ qua phương án dự phòng

• Không phải sự kiện nào cũng diễn ra suôn sẻ như kế hoạch định sẵn, và một phương án dự phòng là rất cần thiết cho một sự kiện.
• Để có một kế hoạch dự phòng tốt, bộ phận phụ trách cần phải dự đoán được tất cả những vấn đề có thể phát sinh như: mất điện, thiết bị kỹ thuật trục trặc, diễn giả đến trễ,...
• Phương án dự phòng sẽ giúp bạn không rơi vào tình huống lúng túng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm của khách mời và hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

1.4. Ít tương tác với khách mời

• Tương tác với khách mời là hoạt động không thể thiếu khi tổ chức hội thảo và hội nghị. Hoạt động này giúp giữ chân khách mời và tạo không khí sôi động. 
• Khi tổ chức hội thảo, hỏi đáp, minigame và văn nghệ là những hoạt động không thể thiếu, góp phần làm nên sự kiện thành công.

1.5. Không truyền thông, quảng bá cho sự kiện.

• Xem nhẹ truyền thông là vấn đề thường xảy ra với những doanh nghiệp lần đầu tổ chức hội thảo và hội nghị. Truyền thông cần được thực hiện từ 1 đến 2 tuần trước sự kiện qua các kênh như báo chí, mạng xã hội hoặc quảng cáo trực tiếp để thu hút đúng đối tượng khách mời.
• Nếu không quảng bá hiệu quả, số lượng người tham dự sẽ không đạt kỳ vọng, làm giảm hiệu quả của sự kiện.

Bí quyết tổ chức sự kiện thành lập công ty thu hút, ấn tượng

2. Tầm quan trọng của hội nghị hội thảo với doanh nghiệp

Hội thảo và hội nghị là sự kiện diễn ra để doanh nghiệp chia sẻ kiến thức để xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác, từ đó nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Một buổi tổ chức hội thảo và hội nghị thành công sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tăng độ uy tín: Một hội thảo, hội nghị được diễn ra với kịch bản rõ ràng, có đầy đủ điểm nhấn giúp tạo ấn tượng tốt với khách mời tham dự.
• Thu hút khách hàng tiềm năng: Nội dung chất lượng gây thiện cảm với khách mời sẽ nâng cao tỷ lệ khách tham dự trở thành khách hàng thân thiết.
• Quảng bá sản phẩm và dịch vụ thành công: Thông qua các cuộc trao đổi và chia sẻ, doanh nghiệp có thể giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình đến khách hàng một cách khéo léo và tinh tế. Gây ấn tượng mạnh trong tâm trí khách mời mà không cần quảng cáo rầm rộ.

3. Quy trình tổ chức hội thảo và hội nghị chuẩn

Dưới đây là quy trình tổ chức hội thảo và hội nghị chuẩn:

Bước 1: Xác định mục tiêu, chủ đề

Để tổ chức hội thảo và hội nghị, bạn cần xác định bạn tổ chức hội thảo nhằm mục đích gì? Bạn muốn truyền tải thông điệp gì và đạt được gì sau hội thảo, hội nghị. 

Bước 2: Lập kế hoạch chi tiết

• Lập danh sách các công việc cần làm sau đó tiến hành phân bổ thời gian và ngân sách. 
• Một bảng kế hoạch đầy đủ sẽ bao gồm danh sách khách mời, kịch bản chương trình (có cả kịch bản MC), thiết bị cần thiết và phương án dự phòng.

Bước 3: Chọn địa điểm tổ chức hợp lý

Ưu tiên chọn địa điểm đáp ứng được quy mô sự kiện, giúp khách mời dễ dàng di chuyển và có đầy đủ các tiện ích để khách mời không khó chịu khi tham gia.

Mẹo xin giấy phép tổ chức sự kiện ngoài trời nhanh, phí rẻ 2025

Bước 4: Mời diễn giả và chuẩn bị tài liệu

• Lựa chọn diễn giả uy tín, hiểu biết sâu trong ngành để tăng sức hút cho sự kiện. 
• Chuẩn bị tài liệu đầy đủ, sắp xếp logic và in ấn đủ số lượng cho khách mời.

Bước 5: Truyền thông, quảng bá sự kiện

• Sử dụng các kênh truyền thông của doanh nghiệp để tiến hành quảng bá sự kiện tổ chức để thu hút khách mời. 
• Thời gian lý tưởng cho truyền thông là 1-2 tuần trước sự kiện.

Bước 6: Thực hiện và đánh giá

• Trong ngày sự kiện, đảm bảo mọi khâu từ tiếp đón, điều phối đến tương tác đều diễn ra trơn tru. 
• Sau sự kiện, hãy nhớ tặng quà cho khách mời và thu thập ý kiến phản hồi từ khách mời để cải thiện cho lần sau.

4. Đơn vị nào tổ chức hội thảo và hội nghị uy tín tại TP.HCM?

Bạn đang tìm một đơn vị tổ chức hội thảo và hội nghị uy tín cho doanh nghiệp của mình? Bạn băn khoăn không biết nên chọn ai trong hàng ngàn đơn vị tổ chức sự kiện? 

Bạn có thể tin tưởng lựa chọn Vin Tours & Events, đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Lý do bạn nên chọn Vin Tours & Events? 

• Vin Tours & Events chuyên mang đến giải pháp tổ chức hội thảo và hội nghị độc đáo, từ ý tưởng đến thực hiện.
• Được nhiều khách hàng đánh giá cao về chất lượng cũng như hiệu quả tổ chức.
• Hợp tác với nhiều trung tâm hội nghị và nhà cung cấp uy tín, giúp nâng cao chất lượng sự kiện. 

Vin Tours & Events là đơn vị đứng sau thành công của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. 

Hy vọng những thông tin mà Vin Tours & Events chia sẻ trên đây sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho quý khách hàng. Góp phần tạo nên những sự kiện thành công tốt đẹp. 

Hãy liên hệ Vin Tours & Events - đơn vị tổ chức hội thảo và hội nghị uy tín để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhất!