Thiết bị tổ chức sự kiện không thể thiếu cho mọi chương trình

Thiết bị tổ chức sự kiện là yếu tố quyết định đến sự thành công của chương trình. Bạn đã bao giờ tưởng tượng một sự kiện hoành tráng bỗng hóa thành thảm họa chỉ vì thiếu một chiếc loa để “Hát hò”, hay đèn sân khấu bỗng dở chứng? Vậy làm sao để tránh những điều tồi tệ này và cần chuẩn bị những gì để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Cùng khám phá ngay qua bài viết dưới đây!

1. Top 7 loại thiết bị tổ chức sự kiện không thể thiếu

Để sự kiện của một chương trình được diễn ra suôn sẻ, các thiết bị tổ chức sự kiện dưới đây là những thành phần không thể thiếu. 

Dù quy mô nhỏ hay lớn, chúng đều đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo nên một không gian hoàn hảo cho sự kiện của bạn.

1.1. Hệ thống âm thanh

• Hệ thống âm thanh được xem là “Linh hồn” của mọi sự kiện. Không có âm thanh chất lượng, thông điệp của chương trình khó có thể truyền tải đến khán giả một cách trọn vẹn. 
• Các thiết bị tổ chức sự kiện như micro, loa, mixer hay bàn điều khiển âm thanh cần được lựa chọn phù hợp với số lượng người tham dự và không gian sự kiện. 

1.2. Hệ thống ánh sáng

• Ánh sáng không chỉ tạo hiệu ứng thị giác mà còn góp phần xây dựng không khí cho sự kiện. 
• Các thiết bị tổ chức sự kiện như đèn LED, đèn moving head, đèn pha hay máy tạo khói là những công cụ không thể thiếu. 

Tổ chức sự kiện du lịch cho công ty cần lưu ý những gì? 

1.3. Máy chiếu, màn hình LED

• Máy chiếu và màn hình LED là thiết bị tổ chức sự kiện quan trọng để trình chiếu nội dung, từ slide thuyết trình đến video quảng bá. 
• Đối với các sự kiện lớn, màn hình LED mang lại hình ảnh sắc nét, sống động, trong khi máy chiếu phù hợp hơn cho không gian nhỏ như hội thảo. 

1.4. Sân khấu & Kết cấu khung truss

• Sân khấu là trung tâm của mọi sự kiện, nơi diễn ra các hoạt động chính. Kết cấu khung truss hỗ trợ treo đèn, loa và màn hình, đảm bảo an toàn và thẩm mỹ. 
• Các thiết bị tổ chức sự kiện này đặc biệt quan trọng trong các chương trình ngoài trời, nơi cần nhà bạt không gian để che mưa nắng. 

1.5. Hệ thống livestream & Quay phim sự kiện

• Trong thời đại số hóa, livestream và quay phim đã trở thành thiết bị tổ chức sự kiện không thể thiếu, đặc biệt với các sự kiện hybrid (kết hợp trực tiếp và trực tuyến). 

• Máy quay, camera drone và thiết bị truyền tải tín hiệu giúp ghi lại khoảnh khắc đẹp và chia sẻ với khán giả từ xa. 

1.6. Bàn ghế, bục phát biểu & Trang trí sự kiện

• Bàn ghế sự kiện ngoài trời hay trong nhà đều cần thiết để tạo sự thoải mái cho khách mời. Bục phát biểu giúp diễn giả giao tiếp hiệu quả, trong khi các vật dụng trang trí như backdrop, banner hay hoa tươi làm tăng tính thẩm mỹ.
• Khi thuê bàn ghế sự kiện ngoài trời cần chú ý đến số lượng khách và phong cách chương trình để đảm bảo sự đồng bộ.

1.7. Các thiết bị hỗ trợ khác

• Ngoài các thiết bị chính, những thiết bị tổ chức sự kiện hỗ trợ như máy phát điện, quạt thông gió, máy lạnh hay thiết bị mạng (router, modem) cũng rất quan trọng. 
• Chúng đảm bảo sự kiện không bị gián đoạn bởi các yếu tố như mất điện hay thời tiết. 

2. Kinh nghiệm lựa chọn và thuê thiết bị tổ chức sự kiện

Việc thuê thiết bị tổ chức sự kiện đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để vừa đảm bảo chất lượng và vừa tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một số kinh nghiệm từ các chuyên gia:

• Xác định nhu cầu cụ thể: Trước khi tìm hiểu báo giá cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện, bạn cần xác định quy mô, loại hình sự kiện và số lượng khách mời. Điều này giúp chọn đúng loại thiết bị phù hợp.
• Lựa chọn đơn vị uy tín: Tham khảo các công ty có kinh nghiệm lâu năm như CNN Media, Tuấn Nguyễn Event hay Á Châu Event. Kiểm tra đánh giá, hình ảnh thiết bị và dịch vụ đi kèm để đảm bảo chất lượng.
• Kiểm tra thiết bị trước khi sử dụng: Khi nhận thiết bị tổ chức sự kiện, hãy kiểm tra kỹ lưỡng để tránh lỗi kỹ thuật. Ví dụ, thử micro, loa hay đèn trước giờ diễn ra chương trình.
• So sánh báo giá: Báo giá cho thuê thiết bị tổ chức sự kiện thường thay đổi tùy thời điểm và đơn vị cung cấp. Hãy yêu cầu báo giá chi tiết từ nhiều nơi để chọn mức giá hợp lý nhất.
• Ký hợp đồng rõ ràng: Hợp đồng cần ghi rõ thời gian thuê, chi phí và trách nhiệm khi thiết bị hỏng hóc, tránh tranh chấp về sau.

Việc thuê trọn gói từ một đơn vị uy tín không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự đồng bộ giữa các thiết bị tổ chức sự kiện.

3. Sự cố thường gặp và cách khắc phục khi sử dụng các thiết bị tổ chức sự kiện

Dù chuẩn bị kỹ lưỡng, sự cố vẫn có thể xảy ra với thiết bị tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số vấn đề phổ biến và cách xử lý:

• Âm thanh bị rè hoặc mất tiếng: Nguyên nhân thường do dây nối lỏng hoặc loa quá tải. Cách khắc phục là kiểm tra kết nối, thay dây nếu cần và giảm công suất loa.
• Ánh sáng không hoạt động: Đèn có thể bị cháy bóng hoặc đứt cầu chì. Hãy chuẩn bị đèn dự phòng và kiểm tra nguồn điện trước sự kiện.
• Màn hình LED nhiễu sóng: Sự cố này thường do tín hiệu yếu hoặc thiết bị bị lỗi. Kỹ thuật viên cần kiểm tra đường truyền và có màn hình dự phòng.
• Sân khấu không ổn định: Với các sự kiện ngoài trời, gió mạnh có thể làm lung lay khung truss. Hãy gia cố thêm và kiểm tra an toàn trước khi sử dụng.
• Mất điện đột ngột: Máy phát điện là giải pháp cần thiết để duy trì hoạt động của thiết bị tổ chức sự kiện. Đảm bảo máy được nạp đầy nhiên liệu và thử trước chương trình.

Thiết bị tổ chức sự kiện không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là yếu tố quyết định sự thành công của mọi chương trình. Từ hệ thống âm thanh, ánh sáng đến bàn ghế sự kiện ngoài trời, mỗi thiết bị đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên trải nghiệm hoàn hảo. 

Hy vọng qua bài viết trên, với kinh nghiệm lựa chọn thiết bị và cách khắc phục khi xảy ra sự cố và có phương án dự phòng, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro và mang lại ấn tượng tốt cho khách mời.